Kollaboratives Arbeiten von Zuhause – 10 Tipps & Tricks || Marc Thiel Consulting

13. Mai 2020 0 Von ingolf

Meetup hier heute zum Thema Kollaboratives Arbeiten. Tipps und Tricks, wie man dasmit verteilten Teams und insbesondere in dieser Home Office Situation, die wir aktuellhaben machen. Ich bin jetzt der nächste Speaker, ich freue mich gerade sehr und. . . genau. Gleich geht's los. Der Vorredner ist noch dabei, aber gleich werde ich 10 Tipps und Tricks zum ThemaKollaboratives Arbeiten aus der Praxis mitbringen. Genau erst mal ein herzliches moin moin, schön dass ich hier sein darf und euchmal aus der Praxis kurz meine Erfahrungen mit Kollaborativen Arbeiten euchmitteilen darf, schön dass ihr da seid. Ja und vielen dank Karsten, ich bin jetzt sehr entspanntnatürlich, nachdem wir jetzt ein bisschen die Achtsamkeitsübung gemachthaben, deswegen gehen wir jetzt nochmal in die Themen, in das Thema KollaborativesArbeiten von zu hause und vielleicht zwei, drei Worte zu meiner Person: ich bin Marc Thielich bin Unternehmensberater, bin Agilist und Safe Program Consultant, das heißt ichbin auch wie der Dirk vorher witzigerweise auch bei einem Volkswagen-Projektmal gewesen, dort lange auch über anderthalb Jahre und betreue aktuell zwei agileTeams, also zwei verschiedene Projekte und zwei Teams, die im Prinzip die gleicheHerausforderung hatten und haben, die ihr wahrscheinlich auch habt,die saßen vorher alle schön zusammen in einem Raum oder teilweise auch verteiltund plötzlich hieß es dann alle nach Hause, bitte keine keine Meetings mehr in Persona, sondernnur noch verteilt und dann ging es los, dass man gucken musste, wie wie kriegen wir das denneigentlich hin und ich möchte heute wenig auf Tools eingehen, eigentlich gar nicht. Das heißt es gibt ganz ganz viele Möglichkeiten das zu tun, die Toolings sind halt sehrvielfältig, ich habe auch eine Liste davon, das heißt, ich werde auch meine Tipps, die ich habenachher in einem Handout gerne euch zur Verfügung stellen und wenn ihr mögt, dannkriegt ihr auch die Liste mit den Tools, deswegen für mich geht es jetzt gerade viel mehr umdie Erfahrungen die ich in den Teams halt grad mache, die Methoden, die wir einführen, umhalt wirklich kollaborativ arbeiten zu können halt in dieser verteilten Situation, die wirnun mal halt haben mit all den Herausforderungen. Genau und ich fange auch schondirekt an mit dem Tipp Nummer 1. Das ist im Prinzip etwas, was man in jedem Meeting oder bevor man in ein Meetingreingeht, bevor ich anfange zu arbeiten, dass ich mit meinem Team und mit den Leuten,mit denen ich zusammenarbeiten möchte, erstmal sogenannte Working Agreementsvereinbare. Working Agreements sind letztendlich. . . darauf vereinbare ich, was ichdenn sozusagen zulasse, das heißt beispielsweise ich vereinbare, dass ich pünktlich bin. Dass die Stumm-Taste aktiviert ist, das ist ja heute sehr vorbildlich, es klappt ja wirklich super,aber in vielen vielen Meetings ist das ja immer ein leidiges Thema, Telefonkonferenzen,wo Leute irgendwie ihre Mikros nicht aus kriegen und ich habe es tatsächlich jetzt Anfang der Wochegehabt in einem Meeting, da ging auch dann tatsächlich die Klospülung, also so viel mal dazu,das muss dann nicht jeder mitbekommen und damit vereinbare ich letztendlich, wann. . . was möchte ich in diesen Regeln für ein Meeting sozusagen mit Teams machenund diese Working Agreements, die hole ich mir auch immer wieder als kleine Reminderfür jede Präsentation oder für jedes Meeting halt hervor, damit auch für Externe, die dann. . . die ich vielleicht mal dazuschalte, klar ist: Aha, darauf haben wir uns. . . darauf haben wir unscommited oder darauf haben wir uns agreed und dass die halt auch sagen: naja gut, vielleichthalte ich mich dann auch da dran, das führt auf jeden Fall zu einer Kollaboration, diezumindest sich daran halten. Das zweite Thema sollte grundsätzlich in jedem Meeting, alsowenn ich physisch mich zusammensetze, als auch wenn ich virtuell unterwegs bin. Nämlich das Thema Timeboxing und Agenda, also erstmal kein Meeting ohne Agenda. Derjenige, der einlädt, der sollte auf jeden Fall auch klar machen, was sind die Punkte, die ichin diesem Meeting besprechen möchte und es sollte für jeden Punkt auch eine ganz knallharteTimebox gesetzt werden, das heißt wie lange jeder Punkt halt besprochen wird und danachwird sozusagen das Ganze weitergegeben, dann kommt das nächste Thema dran. Gerade in der aktuellen Situation und ich habe es heute leider am eigenen Leibe gemerkt, dieTechnik hat nicht so funktioniert, wie sie sollte. Ist es halt wichtig, dass ich Zeit aucheinplane dafür, dass die Technik mal nicht funktioniert, also ein paar Minuten mit reinnehmen,zu sagen: Ah, da ist das Mikrofon vielleicht aus, da hat gerade jemand Schwierigkeiten sichanzumelden oder ähnliches, damit halt klar wird, dass das Meeting dann nicht irgendwieden Rahmen sprengt. Der dritte Punkt ist, dass gerade beim Kollaborativen Arbeiten und wir hatten es vorhin beiDirks Präsentation auch gehört: wo finde ich die Informationen?Nicht immer ist jeder in jedem Meeting und die kleinen Informationsaustausche, geradewenn ich mit einem Team unterwegs bin, das zusammensitzt und daspassiert dann so nebenbei, die ganzen Informationen, die fliegen halt. . . die kriege ichgar nicht, die fliegen halt aus dem Kontext, die bekomme ich gar nicht und dafür ist esganz ganz ganz wichtig, dass halt die Wikis gepflegt sind, das 'ne zentrale Wissensdatenbankin irgendeiner Form besteht, dass klar ist, wo finde ich Informationen?Beispielsweise auch im Slack-Channel oder
halt im Intranet, das halt klar ist,wenn ich 'ne Information brauche, dann finde ich sie dort und die müssen natürlich geradein der aktuellen Zeit halt auch sehr gepflegt werden, damit halt auch jeder die Möglichkeithat sich die Informationen zu holen. Genau der Punkt Nummer 4, den ich mitbringe und wir sehen es gerade selber, wann immermöglich, ist es sinnvoll 'ne Video-Funktion einzuschalten, also dass man sich sieht. Jetzt wissen wir alle, dass wir gerade in den letzten Wochen wahrscheinlich die Meistenleidig auch gemerkt haben, dass wir in Deutschland noch lange nicht da sind,dass die Infrastruktur, Digitalisierung so stabil ist, dass das auch immerproblemlos funktioniert. Deswegen ist es immer so ein bisschen die Frage: Funktioniert's? Funktioniert's nicht?Aber es sollte bei bestimmten Gesprächen einfach extrem notwendig sein, weil ichwill die Reaktion sehen, ich möchte sehen: versteht der Andere das? Wie ist die Körpersprache?Wie ist die Mimik? Ist er überhaupt da? Also wie gesagt, dass mit der Klospülung war keinWitz, das ist tatsächlich passiert, also ist ja schön, wenn man so ehrgeizig in 'nem Termindas Ganze dann auch - sagen wir mal - mit dahin nimmt, wo man normalerweise dann nichtmitgeht. Aber in dem Moment möchte ich natürlich auch wissen, wie reagiert der Andere, wennich was sage, denn wir kennen das sicherlich alle in 'nem Meeting oder einer Telefonkonferenzman hört nur und dann stellt man vielleicht 'ne Frage oder man hat was erzähltund dann ist diese Stille. . . und keiner weiß, was passiert als nächstes. Ist das jetzt common sense? Haben wir uns daraufgeeinigt? Ja, Nein? Dann fragt man nach und dann sind wir bei dem Bullshit-BingoWas Dirk auch schon gezeigt hat, das kennen wir halt alle, deswegen wann immermöglich, die Video-Funktion nutzen und insbesondere natürlich dann, wenn ich einFeedback-Gespräch führe, also wenn ich in einer kleinen Gruppe mit ein zwei Leuten sprechedann sollte ich auf jeden Fall dafür Sorge tragen, dass ich den Menschen sehe, vor allen Dingenwenn ich ihm etwas Persönliches sagen möchte. Weil dafür ist es halt, wenn wir nur hören halt nur eindimensional. Genau, dann ist der nächste, der fünfte Punkt gerade heutzutage, wir hatten es vorhin schondas Thema ein bisschen mit Kindern, ich hab selbst auch zwei, die sind alle aktuell nicht inder Betreuung und sind zu Hause die meisten, man versucht sich irgendwieaufzuteilen mit irgendwelchen Meetings und ähnliches, ich habe das große Glück ein eigenesBüro noch zu haben, sich da zurückziehen zu können, aber das können halt vielleicht nicht alle. Und daher ist die Frage zum einen auch wegen der Technik, die zeitliche Flexibilität. Heißt ich muss vielleicht auch ausprobieren, wenn ich gerade sage, was ich vorhin mit demVideo meinte, wann funktioniert's vielleicht besser? Wir haben es in einem Team gehabt. Dort hatten wir unser morgendliches Daily um 9:30 Uhr. Da war. . . ne, um 9 Uhr, sorry, um 9 Uhr und um 9 Uhr war es halt fast unmöglich eine stabileLeitung zu bekommen oder eine stabile Videokonferenz vor allen Dingen auch nicht aufzubauen. Und wir haben das dann einfach mal eine halbe Stunde verschoben und geguckt wie läuft es dennum halb zehn und da liefs dann halt in der Firma halt witzigerweise sehr ruckelfrei unddann haben wir gesagt gut, dann legen wir es halt um, weil anscheinend um 9 Uhr in derFirma gerade jeder arbeiten möchte und gerade was ich auch sagte mit den Kindern,ich habe es mit 'nem Product Owner, mit dem ich zusammenarbeite als agile coachder hat auch zwei Kinder, der muss sich auch darum kümmern und wir beide beispielsweiselegen unsere Termine, wenn es immer machbar ist halt auch auf den Abend, wenn die Kinderalle im Bett sind und wir Ruhe haben, also jetzt gerade in der Situation, das ist auch so ein Stück weit,lieber Karsten, wirst du sicher beipflichten, bei dem Thema Achtsamkeit halt auchzu schauen, wie ist denn der Andere gegenüber eigentlich so gerade unterwegs?Ist der voll im Stress oder hat er gerade die Möglichkeit diesen Call auch wahrzunehmenund wo immer es geht würde ich auf Flexibilität ganz groß setzen. Jetzt hätte ich gerade schon als Tipp Nummer 5 das Wort Daily oder Morgenmeetingangesprochen und das ist gerade in der in der Zeit, wo wir uns nicht sehen, wo ich das Teamnicht sehe halt bei uns sehr existenziell geworden, das heißt wir haben im. . . da wir ein agiles Teamsind haben wir unser morgendliches Daily. das ist 15 minuten wir haben jetzt ein bisschen. . . ein bisschen ausgeweitet auf 30 Minuten, das haben wir jeden Tag, wo wir uns einfachzusammentelefonieren, im besten Fall mit Video und einmal kurz darüber sprechenwas habe ich heute vor? Was habe ich gestern gemacht? Wo brauche ich Hilfe?Wo brauche ich vielleicht Unterstützung oder was behindert mich um einfach auchzu wissen, was machen die anderen eigentlich gerade. Weil ja nicht jeder in jedem Callimmer unterwegs ist und man diese kleinen Gespräche halt auch nicht hat. Das heißt, das macheich morgens und wir machen jetzt abends neuerdings auch immer ein Check Out's. Dass wir uns um 17 Uhr zusammen telefonieren und darüber sprechen, was habe ich andiesem Tag eigentlich gemacht? Was ist gerade. . . was steht gerade an? Um einfachauch zu merken: Okay, was waren die Themen, denn ich hab es von mehreren Kollegen auchschon gehört und von mehreren Teammitgliedern noch immer das Gefühl,wenn man so in so 'nem. . . in diesem Home Office sitzt so: Ah, mach ich jetzt gerade was?Bin ich genug produktiv oder halt auch nicht und woran arbeitet der andere eigentlich gerade?Weil ich krieg ja gar nichts mit, da helfen halt Dailiesund Check Out's ganz ganz ganz besonders. Jetzt haben wir sehr über dieses ThemaEffizienz, Effektivität gesprochen, also wie kriege ich die Arbeit halt irgendwie hin mit Agendaund all dem Ganzen, jetzt möchte ich gerne mal so ein bisschen auf den Punkt des sozialenMiteinanderes kommen, also das Thema Teambuilding, was ja gerade wenn man dannalleine zu hause sitzt. . . Meistens immer ein bisschen zu kurz kommt und da ist halt für mich Tipp Nummer 7:Richtet in irgendeiner Form 'ne digitale Kaffeeküche ein. Das kann ein Slack-Channel sein, das kann 'ne andere Form von von Kanal sein. Oder 'ne WhatsApp-Gruppe beispielsweise, wo ich einfach sage: Pass mal auf, dakönnen wir quatschen und auch Quatsch machen, das heißt da kommen irgendwelcheNachrichten rein, die gerade lustig sind, da kommen auch irgendwelche Gifs grad rein oderirgendwelche Videos, die jemand gefunden hat und einfach die zur allgemeinen Erheiterungdazu beitragen und dann kann man darauf antworten und das passiert so nebenbei, zwischenden ganzen Meetings und der Arbeit, wo ich dann einfach genau die Zeit, die ichsonst in der Kaffeeküche gemacht habe, sozusagen dort mit nutzen kann. 'N weiteres, ein bisschen was ausgedehnteres sind Socials und das finde ich ganzgroßartig, das haben wir jetzt bei den Teams auch eingeführt, wir machen Socialsdas sind im Prinzip Timeslots, die wir fest einsetzen, da setzen wir dann eine. . . eher ein Video-Call auf oder eine virtuelle Einladung sozusagen, die ist geblockt. Zu einer Zeit und da kann sich dann jeder einwählen, der möchte. Das ist kein Zwang, das ist keinMuss, sondern das ist eine Freiwilligkeit. Ich kann mich da einwählen und dann kannich machen was ich möchte, das heißt ich kann dann entweder weiterarbeiten und ichsehe die dann auch dran teilnehmen, aber hab halt den Kontakt ein bisschen mit denenund ich kann dort über die Sachen sprechen, die mir gerade auf dem Herzen liegen, überdas Wetter, über den Urlaub, über was ich gerade gegessen habe oder ähnliches. Socials kann ich aber auch machen, um beispielsweise gemeinsam Mittagessen zu gehen. Das machen wir halt auch, dass wir uns einfach mal dann treffen, jeder hat sichwas zu essen geholt oder was zu essen gekocht und dann sitzen wir da und wir quatschenhalt das, was wir sonst halt auch ganz normal gemacht hätten. Oder halt dass man feste Coffee-Break-Times hat, dass man keine Ahnung um 15 Uhreinen Kanal öffnet, wo man sich dann mit 'nem Kaffee davorsetzt und ich kenn'sbeispielsweise von 'nem Kollegen, der macht das in einem anderen Team, die habenMotto-Days, wo die sich dann was lustiges einfallen lassen, beispielsweisedas verrückteste Kleidungsstück was ich im Kleiderschrank finde halt anziehenund dann ist morgens zum Daily dann der große Aha-Effekt oder der große Lacherdann da, wenn alle dann zusammenkommen und man im Videochat sieht, was die Leutealles an haben. Das trägt halt dazu bei, dass das Ganze nicht ganz so schwer und nicht ganzso einsam ist, sondern man halt wirklich wieder auch das Team zusammen halt führt. Das ist halt auch ein Punkt, der gerade in diesen verteilten Zeiten haltbei den Kollegen, die halt alleine sind oder halt auch bei denen, die sagen: ich brauchenormalerweise irgendeine Form von sozialem Austausch, sind solchesocial Kanäle, die kein Zwang sind, sondern wo man dazu kommt oder halt auchvirtuelles Bier trinken machen wir ja halt auch alle, das geht halt wirklich wunderbar. Aus der agilen Welt gibt es etwas, was man Retrospektive nennt. Sofern ihr damit noch nicht zusammen oder mit zu tun gehabt habt, es ist im Prinzip etwasdas man nach 'ner gewissen Zeit, in der Regel nach zwei Wochen, wenn eine gewisseZeitspanne mit Arbeit zu Ende ist, sozusagen das man dann einmal sich zusammen kommtim Team und darüber spricht, was hat gut funktioniert, was hat nicht so gut funktioniert?Und was können wir verbessern mit Ideen, Vorschlägen und dann daran arbeitet,das zu verbessern. Und diese Form von Retrospektiven, also Retros, die bieten sich gerade in dieserkollaborativen Zeit halt an, wo alle zu Hause sitzen, dass man die in Miniform macht. 'Ne Viertelstunde, halbe Stunde Miniretros oder ein kurzes Pulls Survey, also 'ne kurzeUmfrage startet, wo man einfach mal sich über das Team und über die Leute, mit denenman arbeitet informiert, wie geht's denen gerade? Was ist gerade los? Was läuft gut?Was läuft schlecht? Um einfach hier auch ganz klar Anpassungsmöglichkeiten,Veränderungspotenzial halt aufzudecken und dann daran zu arbeiten, dass es vielleichtbesser wird, weil das ist einmal ein Geben und nehmen und man muss schauen, dass halt. . . dass die Leute bei Laune bleiben, dass die Arbeit auch funktioniert, dass die Tools dierichtigen sind. Und das quasi das Ganze halt irgendwo auch virtuell abgebildet werden kann. Und. . . ich bin auch schon am Ende, Gottes Willen bin ich schnell durchgekommen, weil. . . das Letzte oder Punkt Nummer 10 der geht auch wieder so in Richtung, das was Karsten vorhingesagt hat: am Ende des Tages sollte man immer wissen dass, am anderen Endedieser Kamera, wo ich jetzt ja auch nur reingucke oder in dieses Mikrofon, in das ich auch nurspreche, halt ein Mensch sitzt und der hat irgendwelche Situationen zu Hause, der hatReaktionen zu Hause, was ich vorhin schon sagte, sind vielleicht Kinder da oder es gibt haltandere Schwierigkeiten, technische Schwierigkeiten, die ich halt hatte, oder oder oder. . . Also man hat halt bestimmte Situationen, die man nicht immer zwingenderweise sofortmitbekommt, wenn der andere am anderen Ende der Leitung halt ist und es hilft wenn mansich vielleicht mal so ein Sticky an den Bildschirm klebt und sagt: der Andere, dem Anderen gehtes halt auch nicht besser oder der hat auch seine Themen, es ist ein Menschund da muss man vielleicht einfach auch mal, wenn man merkt so: Ah, heute war das Meetingirgendwie schwierig oder irgendwie hat er mich nicht verstanden oder nicht verstehenwollen, einfach mal drüber nachdenken, ist es vielleicht einfach nur 'ne beschissene Situationfür ihn gewesen oder auch nicht. Genau, kurz zusammengefasst die zehn Punkte: Macht ganz klare Working Agreements,Timeboxt eure Meetings, macht 'ne Agenda die ganz klar eingehalten wird. Pflegt die Wikis, dass jeder auf die Informationen zugreifen kann. Nutzt die Videokonferenzfunktion wann immer möglich. Seid zeitlich flexibel, sofern es nötig ist. Macht Check Ins und Dailies, nutzt die digitale Kaffeeküche, macht Socials,weil das ist auf jeden Fall eine sehr sehr schöne Sache wieder mit dem Team näher zusammenzu kommen. Checkt mal den Puls bei den Leuten, macht Miniretros und versichert euch wasfunktioniert gut, was funktioniert nicht gut um einfach Sachen zu verbessern und denktam Ende des Tages daran, dass es sich um einen Menschen handelt. Das war es von mir und vielen Dank, dass ihr so aufmerksam dabei wart.